第111章（2/2）

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二、饮食方面：

首先，需要了解他的籍贯，从而研究他的饮食偏好，特别要注意是否有忌口。

其次，总经理的应酬很多，酒水是必不可少的。构建接待体系时，一定要考虑白酒、红酒、啤酒等各种酒类的清单，按照客户重要程度进行分类。

接着，茶叶作为最常使用的伴手礼，各种品类要搭配好，并思考是否有故事性可展开。做这份工作，一定要有场景想象能力。领导外出见客户，给对方递过去一份茶叶的时候，他肯定会这是我家乡的茶叶，请您品尝品尝，或是，这款茶叶是我们找一个当地的供方采购，据说那棵树有几百年的历史了，我们来试一下味道。

最后，要考虑一些点心、水果、饮料等与个人或是接待有关的事项。在饮食、伴手礼的选择上深挖当地特色是一件很有意思的事情，能做到让客户体会到新鲜感，又物美价廉。

原则：民以食为天，在饮食上认真下功夫是一项软社交能力。

三、住宿方面：

一定要了解领导的家庭住址，防止突发情况。酒店方面，可以弄一些协议酒店，一是有客户来可以安排接待；二是领导出差可以安排对应酒店入住。

原则：酒店要求干净整洁且安全。

四、出行方面：

首先，公司备有商务车，及时将领导的行程信息发送至车队负责人，明确时间地点的要求。

其次，飞机动车等公共交通工具要了解领导的座次选择的偏好。

最后，领导私人车牌号要备好；领导出入的很多场所都需要报备车牌号码，防止突发情况领导自己开车而没有报备无法进入的情况。

原则：要求安全、准时抵达目的地。

除此之外，要常备领导的个人简历、各类型的照片、所获得的荣誉等个人信息；要学会记录他的个人习惯，作息、待人接物、工作习惯等。

以上是一些个人事项，日常工作也会涉及到很多重要资料的存档、重要客户清单、日程记录等等各项清单，学会用清单构建强大的大脑。”

“明白。”总秘任雪莹答道。

孙燕飞喝了一口水又说：“我们再聊一些，领导平时都在干什么？

一、50%的时间见客户：

作为公司的第一负责人，会有很多接待与来访，每天要面对各种各样的客户。

此时，我们需要做好后勤保障工作，了解他去见什么人，是否有内部人员参加并做好登记，安排好行程。若遇见节假日，是否需要准备伴手礼？若是来访，则需要考虑是否要安排接待，是按照商务接待的标准还是仅是办公室座谈，准备点心及水果即可。

原则：想客户所想，急客户所急。

二、30%的时间开会：

了解会议背景、参会目的、会议组织人员、做好会议记录等工作，梳理公司会议体系。

原则：会议高效有品质，有目的有主题有问题有结论有跟进。

三、20%的时间用于处理突发事件：

一定要预留空隙时间作为可灵活支配的时间，公司的第一负责人亲自出面处理危机公关事件会比其他人影响力更大，若是因为时间上无法协调，则会给公司带来巨大损失。

原则：分清轻重缓急，往往重要事宜不宜安排到相近时间段，且在行程安排时预留足够的空隙时间。”

“记住了。”二秘答道。

孙燕飞看了看众人说：”最后，再讲一部分最重要的工作，商务接待。

一、要对接客户的需求，了解来访目的，来访的形式，参观？座谈？用餐？等等，用餐可与领导先沟通，若是领导觉得有必要，可直接排上行程与对接人确认。了解来访单位人员及职务信息及来访车牌号。

二、根据对接人来访意向选择参观的项目，这里要求梳理各类型重点参观项目，提前规划参观动线等。

三、梳理行程表与客户对接，明确参观时间、内容及我方对接人，发送各项目位置，提示防疫政策，若是外地客户，提示天气、穿衣等温馨提示。

四、沟通我方陪同人员，明确各自分工。提前组建接待沟通群，梳理来访企业的概况，包含公司简介、组织架构、关键人物、企业动态等各项信息及来访人员简历。明确接待人员服装要求，时间要求，疫情防控要求以及业务主要推动的方向等内容。各项目、会务组等要提前检查接待路线、设备等事项。

五、用餐需要根据客户口味提前预定餐厅，一般情况下会加服务员的微信，看一下餐厅的整体环境，包厢环境，关注包间内是否有洗手间。告诉服务员客户的喜好，让服务员先排一个菜，准备用餐的酒水并提前送至餐厅，甚至有时候需要踩点包厢环境，到餐厅后核对准备的位置是否与用餐人数一致，提前准备凉菜，茶水，先到的人可以坐在旁边喝喝茶，唠唠嗑，不要忘记用餐之后买单。

餐厅选择原则：一般不太喜欢商场里面，一包间内无洗手间（部分），二商场基本10点钟打烊，三商场人多，部分客户不方便。

日常会有很多琐碎而无力的工作，这份工作若想干的出彩是一个极大的挑战，更多的时候我们只是一个默默无闻的配角。

但坚持之后你会发现非常锻炼你对行业、对公司、乃至对职业的思考，最后把自己最喜欢的一句话，送给大家，但行好事，莫问前程。”

孙燕飞对任雪莹说：“作为一个总秘，最大的价值体现就是帮助领导节省宝贵的时间。

秘书每天要处理的工作非常的繁多，经常会在忙着一件事情的时候，被一个事情突然打断，中断了事情而无法继续完成。无论是从信息管理，还是财务管理，甚至商务礼仪、接待、会议组织和公文协作等目标明确，收放自如，用舍由时，行藏在我，不仅有深度，还有高度。

秘书工作的核心是办文、办会和办事，要能够分辨事情的轻重缓急，最大程度减少领导进入工作状态的时间，减少领导等待的时间，减少领导在低价值工作上耗费的时间。知道管理老板，让老板为你的成效、成果和成功提供资源。

想在前面、善假于物和善假于人，让工作清单化和可视化，借助一些管理系统，让具体的工作内容更加清晰明确，这就是善假于物了。善假于人就是建立和维持健康积极的人际关系，这样可以助力我们更快、更好地完成工作，实现事半功倍。优秀的秘书有一个共同点，就是能把朴素的原则，变成点滴的行动和一以贯之的习惯。”

“谨记领导的教诲。”任雪莹说。

孙燕飞最后说：“办公室秘书要有极端负责的工作作风，在增强复命意识和提升执行力上做表率。要增强复命意识和画句号的能力，对决策部署和领导交办事项要细化措施，持续跟踪，抓好落实，对落实完成情况要及时汇总、反馈汇报。要从大处着眼、小处着手，既把具体事情做精做实做好，又从具体、繁杂的事务中跳出来，了解实质，把握规律，增强主动性。

要从全局的高度考虑问题、谋划工作，增强工作的前瞻性、计划性和科学性。要严谨务实，力求零差错，办公室事务繁杂，办文、办事、办会等各项工作千头万绪，要加强统筹协调，注重细节，力求万无一失，防止百密一疏。

要抓好督查落实，对工作认真负责，不推诿、不讲理由，实实在在地做好每项工作、每个具体环节。要坚持讲真话、报实情、做实事，在办文过程中，不说大话、空话、假话；在具体工作中，杜绝作风漂浮和搞花架子，把工作落实到具体的人、时间节点和措施上。要对市委工作部署、建勤书记重要讲话、批示和市政府的工作安排部署、具体工作要求的落实情况开展督查，及时总结经验，查找问题和不足。

要提升专业能力，培养专业精神，在善于学习上做表率。持续结合工作实际，着重从专业视野熟悉法律、精通政策、掌握规律，把理论和实际紧密结合起来，在实践中锤炼，不断总结经验、提升业务能力。找准工作的方向，专注工作，用心做事，保持专注定力，不好高骛远，静得下心、沉得住气，用心把手上的事情做到最好。

要全面学习各方面法律法规政策和理论知识，不断开阔眼界。同时要养成做读书笔记的习惯，分类建立资料库，日积月累，必有进步。要带着问题学，针对公司发展中的问题，要系统学习东西方经济学的经典理论、基本原理及其在实践中的新变化，提高理论联系实际的能力；要根据公司结构调整需求，深入细致地学习，增强学习的实效性。”

培训结束，孙燕飞来到董事长办公室问陈浩：“你对任秘书的工作可满意？”

陈浩说：“比起你来还需要多多磨练，公司给她半年的时间学习和磨合，如果不能胜任这份工作，那么哪里来就哪里去。

实际上，秘书这个职位有男有女，是一个对专业要求很高的硬核职业，简单一点可以把秘书理解为领导的助手。秘书的日常工作不仅是为领导起草文书，处理材料，记录会议之类的文书类工作，还包括协助领导处理其他的工作，处理领导交代的其他任务。

相比其他的工作，秘书这个工作对情商、智商都有要求，这就需要你即学习专业知识，又要学着如何和别人合适地相处，绝非卖弄风骚就能胜任的。”